建設の提出物についてのガイド

主なポイント

• 建設提出物の管理によって、提案されたタイムライン、予算内の項目、および完了したプロジェクトの精度の達成度が決まります。
• 提出物とは？建設の提出物は、使用の承認を得るために請負業者がアーキテクトに提供するドキュメントです。提出物ログには、アーキテクトに提供された情報で、特定の材料や設備を製造してプロジェクト現場に送る前に、その承認を求めることが含まれます。
• 提出物はプロジェクトの初期段階で重要なものであり、プロジェクトの遂行を促すものです。
• 建設の提出物には、カラー チャート、材料データ、サンプル、カラーと仕上げの選択、施工図など、何千もの項目が含まれる場合があります。
• これらは提出物のテンプレートで整理されます。提出物ログと組み合わせれば、承認されたすべての項目を追跡できます。
• 建設の提出物テンプレートには、仕様セクション番号、要求のタイトルと説明、提出物タイプなど9つ以上のレコードが含まれています。建設の提出物テンプレートはこちらからダウンロードできます。
• 建設の提出物は、管理業務の合理化、完全な可視化の実現、高度なトラッキングという3つの重要な柱によって改善することが可能です。

建設の提出物。その基本的な定義

重要な局面で冷静さを失わないようにするには、最先端の組織的な通信システムを使用して提出物を合理化する一方で、用語を理解しておくことが重要です。

建設の提出物はbizfluentによって「プロジェクトでの使用を承認するため、請負業者がアーキテクトに提出するドキュメント」と定義されており、Lexology では「提出物は、製造し、プロジェクトに納品される前に、設備、資材などを承認するために請負業者が設計者に提供する情報で構成される」と定義されています。

建設の完了後に完成すると想定されているクローズアウトや竣工図のようなプロセスとは異なり、提出物プロセスはプロジェクトの初期段階から開始され、プロジェクトが実際にどのように実行されるかの指針となります。

提出物の記載内容とそれが重要な理由

建設を開始する前に、あらゆる機器や材料の種類、さらには塗料の正確な色などの詳細まで、提出物によってレビューおよび承認を得る必要があります。プロジェクトによっては、建設提出物の項目が数千にも及ぶ可能性があります。これには次のものが含まれます。

• メーカー、仕様や型番を明記した製品カット シート
• トラス、打設、窓、器具、木工その他のプレハブ工法製品の寸法を示す施工図
• カラーと仕上げの選択
• カラー チャート
• 完成品コンポーネント
• 材料データ
• サンプル
• その他多数

これらのドキュメントは、プロジェクトを非常に詳細なレベルまで明らかにし、設計者から設備、材料などの承認を受けるためのものであるため、建設の実現には不可欠なものです。承認は、各項目の製造および配送の前に必要です。後になってからでは、不要な手戻りと費用拡大を防ぐことができません。

提出物の品質も重要です。建設の提出物が詳細であれば、適正な予算と正確なスケジュールを作成できる確率が高くなり、結果としてプロジェクト全体の成功につながります。しかし、建設の提出物には、それぞれのプロジェクト仕様に関連する何千もの資料が含まれることが多いため、正確に整理して入力することが重要です。十分な詳細情報が含まれていない場合、または提出物ログの作成時にエラーが発生した場合は、プロジェクト全体に支障をきたす可能性があります。

建設の提出物のレビュー プロセス

これまでの提出物レビューのプロセスは、時間がかかり、面倒であると施工専門家の多くから聞きます。まず、すべての提出項目は専門請負会社から集めたものである必要があります。これにより、プロジェクトの各側面に関する詳細なデータと仕様を把握できます。これまでは、大量の Excelシートなどと同じで、時間をかけて手入力するため、精度やミスが問題になっていました。建設プロジェクト管理ソフトウェアは、このプロセスを自動化し、結果として提出項目の精度と品質を向上させることができます。提出項目が収集されると、アーキテクトと設計チームはすべてのコンプライアンスの順守を確認し、ゼネコン業者はすべての項目の製品と仕様が適切かを確認する必要があります。

一般的な提出物ワークフローは次のようになります。

提出物テンプレート

このプロセスをスムーズに実行するには、整理が鍵となります。整理していかなければ、数千もの関連ドキュメントや建設プロジェクトを構成する多数の階層の作業は、すぐに大量かつ、バラバラになるでしょう。このため、包括的な提出物ログを作成することが重要です。提出物ログは、プロジェクトのすべてのドキュメントを追跡し、設計チームによってすべての項目が承認されていることを証明するレコードとして使用されます。適切な提出物ログには、少なくとも次のものが含まれています。

• 仕様セクション番号/名称/サブセクション: 要件が生じた場所:
• タイトル/説明: 提出者名および要求の簡単な説明
• 提出タイプ: 要求されている情報のタイプ（施工図やサンプルなど）
• 優先度: 要求/承認の緊急性
• 担当請負業者: 情報提供者
• 提出管理者: レビューのために項目を提出する責任者
• 提出物のレビュー担当者: 情報の承認者
• 期限: 担当請負業者からの提出物の期限
• 承認期限: レビュー担当者が提出物を承認する期限

包括的な提出物ログがなければ、提出プロセスを確実に管理することは不可能です。提出物ログ テンプレートをお探しの場合は、無料のテンプレートをこちらからダウンロードしてください。

建設の提出物を改善する方法

これで、建設の提出物とそのプロセスはどのようなものか、必要不可欠だが時には煩わしい提出ワークフローを改善する方法をご理解いただけましたか？　では、3つの重要な柱となるものの改善から始めましょう。

• 管理作業の合理化: 手動によるエラーと遅延を減らし、ワークフローの自動化によって組織を改善する
• 完全な可視性を実現: チーム全体が必要なドキュメントや情報に簡単にアクセスできる
• 高度なトラッキング: 提出項目がプロセスのどの段階にあるかをいつでも確認し、次のアクションが必要な箇所を把握できる

テクノロジーは、上記の柱を実現する上で重要な役割を果たします。さて、どこから着手すべきでしょうか?ここでは、今すぐクラウドベースのテクノロジーを使用して提出プロセスを合理化できる 9 つの手順を説明します。

1. 提出物ログの作成を自動化する

前述のとおり、建設仕様書とは、設計に従ってプロジェクトを構築するために必要な材料と技量を記述するものです。仕様書はプロジェクトのサイズに応じて、100～2,000ページにおよび、提出登録項目は1,000件にも及びます。

自動提出物ログ（ASL）を使用すると、プロジェクトの開始時に仕様書から提出物ログを作成できます。仕様書が100 ページでも1,000ページでも、ASL を使用すれば、プロジェクトのすべての提出登録項目を含むダウンロード可能で正確な表をわずか数分で作成できます。これにより、時間とエラーの可能性を低減できます。

2. プロジェクト情報を非公開にし、安全に保持する

提出プロセスには、何十人もの人が関わっており、建築物が仕様に従っていることを確認するために、製品データ、施工図、クローズアウトの提出と承認の作業が含まれています。外部の人間が提出物ワークフローに完全に参加することは重要ですが、同様に、プロジェクト機密情報は非公開にしておくことも重要です。柔軟性と制御の両方を備えたテクノロジーを利用すると、ボタンをクリックするだけでプロジェクト外のメンバーに提出物を割り当てることができます。

柔軟性と制御性の両方を備えたテクノロジーを利用すると、ボタンをクリックするだけでプロジェクト外のメンバーに提出物を割り当てることができます。外部パートナーをプロジェクト自体に追加する必要がないため、シート、注釈、ドキュメントなどの非公開情報は常に機密にしておくことができ、プロジェクトを進めることができます。

3. フィルタを提出物に追加し、情報を迅速に検索する

提出プロセス全体ですべての情報を追跡する必要があるため、項目が見逃されることがあります。提出登録項目がどれだけあっても、フィルタ機能を使用すれば、提出物のリストを絞り込んで必要なものだけを検索できます。仕様セクション、優先度、ステータス、承認者、レビュー担当者、作成日、期日、提出タイプなど、任意の項目でフィルタできます。

4. 電子メール通知を活用する

提出物プロセスには、承認されたドキュメントを現場チームと共有して建設を開始するまでに多数のステップがあります。提出物をアップロードするベンダーやサブコン業者から、それを承認する設計チームやコンサルタントに至るまで、パートナーが提出物追跡システムのセットアップに余計な時間を費やす必要はありません。

承認アラートを電子メールで送信する建設プロジェクト管理ソフトウェアを利用します。提出項目が割り当てられたという通知が、承認者の受信トレイに直接届くと、責任遂行能力や可視性が向上し、返信がさらに迅速に送信されるようになります。

5. 提出物マークアップの一元化

すべての提出物は、現場に公開される前のレビューと承認にさまざまな人が関与しています。これらすべての受け渡しを通じて、提出物ドキュメントにはマークが付けられ、名前が変更され、並べ替えられ、スタンプが押されるため、現場チームが仕様に従って施工していることが保証されます。チームに適切なツールがなければ、複数のプラットフォーム間を行き来したり、手作業の非効率的なシステムに逆戻りしたりする可能があります。

ドキュメントを一元化するツールを使用すると、提出物の PDF マークアップが可能になり、チームはドキュメントを書き出して、別の PDF ツールでマークアップし、アップロードしてシステムに戻す手間が不要になります。この機能なら、テキスト、ハイライト、シェイプ、吹き出し、スタンプなどを使って簡単に注釈を付けられるため、ユーザは記録されている適切な情報をすばやく取得できます。

6. 複数のレビュー担当者を一度に有効にする

提出物がレビューのために送信されるとき、1 人の担当者だけの承認で済むことはほとんどありません。たいていはアーキテクト、機械設備設計者、電気設計者、および配管設計者が承認者に含まれます。ほとんどの提出物は最終承認を受けるのに 2 週間かかるため、次のレビュー担当者に進む前に、それぞれの当事者による提出物の個別レビューを待つことは非効率的です。1つの提出物をすべての必須レビュー担当者に同時に割り当てることができるため、遅延のリスクやフィードバックの管理と収集に費やす時間を低減できます。

BIM 360のような平行レビューを可能にするテクノロジーを使用すれば、複数のレビュー担当者を共同レビュー担当者として追加し、この担当者全員に提出項目を同時に送信できます。共同レビュー担当者は、コメント フィールドに回答を追加できるようになります。レビュー担当者は、共同レビュー担当者のコメントを調整して正式な回答に組み込み、承認が明らかであることを保証します。ここでも透明性の向上により、プロジェクト チーム全体の責任が明らかになり、アクションを起こす必要がある部分を容易に特定できるようになります。

7. プロジェクト チームを最新の状態に保つ

提出物を提出またはレビューする必要がある個人の他に、ワークフローである項目を進めるとき、ステータスの把握のみ必要で、アクションは不要な追加のチーム メンバーは、配布リストの監視/メンバーとして追加できます。このメンバーには、提出項目の作成、転送、レビュー、すべての資料が正しいことを確認してもらうために公開された時点で通知がいきます。監視/配布リストに追加される個人の例としては、追加された業者、サブコン業者、社内チーム メンバー、設計者、さらには施主等があります。

8. 提出物のステータスの明確化を実現する

提出物では、ステータスが重要です。設計チームの正式な承認なしにプロジェクトで使用された材料や製品は、請負業者が撤去および交換を負担することになります。これは大きな問題となり、設計変更につながる可能性があり、時間の無駄とプロジェクトの遅延の原因となります。

すべてのテクノロジーがカスタマイズ可能なわけではありません。チームが標準的な用語を使い慣れている場合には問題となる可能性があります。明確で個別のステータス インジケータを作成できるテクノロジーの導入により、プロジェクト チームはどの提出物が承認されているかを明確に把握し、建設を開始できるようになりました。

9. カスタム レポートの作成

提出物を期限どおりに承認することは、プロジェクトをスケジュールどおり進行させるために不可欠です。スケジュールどおりに遂行されていることを確認するには、プロジェクトを管理するプロジェクト エンジニアからステータスの更新とレポートが頻繁に要求されます。

詳細なカスタムのレポートとダッシュボードを作成できるプロジェクト管理ソリューションを実装します。また、これらのレポートはオーナーやその他の関係者と共有されるため、専門的な見え方が求められます。たとえば、ユーザが簡単に PDF レポートを作成し、そのレポートに提出物のパッケージから選択したものをすべてロゴ付きで表示できるテクノロジーがあります。

今すぐ実行できる提出プロセスの整理と合理化

これまで、提出物を作成、追跡、承認するための細分化されたシステムは非効率的な手作業のプロセスでした。しかし、現時点でも、提出物を合理化して膨大な時間とリソースの節約に役立つツールはそれほど多くありません。

プロジェクトの提出物を自動化し、標準化する方法をお探しであれば、Autodesk Construction Cloud™ の業界向けツールをご検討ください。適切なソフトウェアをツールとして使用すれば、エラー、遅延、コスト超過のリスクを低減しながら、迅速に施工を進めることができます。

Grace Ellis

Autodesk、Digital Builder Blog 編集主任