手動作業の排除: WZW 社が入札プロセスの自動化により、どのように時間とコストを削減したか
WZW 社はシドニーを拠点とするデベロッパーでありビルダーです。同社は、土地の購入から設計、施工、および自社の不動産チームによる物件の販売まで、一貫したプロジェクト管理を行っています。
数年前までは、シドニー、メルボルン、そしてブリスベンにて主に高層マンションの開発を行っていました。しかし、最近では消費者心理が変化し、都心部での生活は、もはやそれほど必要でも望ましいものでもなくなりました。その 1 つの要因として、シドニーのオパール タワーのような建物の施工不良が話題になったことや、パンデミックによる需要の減少もその原因と考えられています。
WZW 社のプロジェクト マネージャである Wesley Wei 氏は、「多くが在宅勤務のモデルに移行している。」と言います。「また、在宅勤務をしていると、60 平方メートルのアパートに押し込められたくないと思うでしょう。」
その結果、WZW 社は現在、オーストラリア最大の都市の郊外に、2 世帯住宅を建設することに注力しています。この戦略は功を奏しています。同社では現在、約 500 のプロジェクトが進行中で、年間売上は 1,500 万ドルに迫っています。
同社は昨年から、オートデスクの BuildingConnected を使用して、入札や下請業者の契約管理を行っています。
WZW 社が BuildingConnected を選ぶ理由
WZW 社は人材が限られているため、各プロジェクトの施工段階においては、下請業者のチームに大きく依存します。同社は BuildingConnected を採用する 1 年前から、施工終了後の不具合の解決を合理化するために PlanGrid の活用を開始しました。それまでは、面倒な手作業に頼っていました。
PlanGrid はシンプルでわかりやすいソリューションでした。Wei 氏は、誰もがそれを、上手に使いこなすことができることに気付いたのです。建設に関するあらゆる情報が手に入るようになったことで、単体検査や故障の記録などのプロセスが一気に効率化されました。時間短縮の効果は絶大でした。
この経験から、BuildingConnected を試す機会を与えられた時の Wei 氏には何の躊躇いもありませんでした。彼はこの時すでに、テクノロジーの導入がビジネスにもたらす恩恵を実感していたのです。BuildingConnected を導入する前は、業種パッケージを作成し、個別に電子メールを送信していたため、時間がかかっていました。
「すべてを手作業で行っていました。返答はフォルダに分けて保管し、すべての情報をスプレッドシートに入力していました。」と Wei 氏は言います。このプロセスは、あまりにも長い時間がかかりましたが、WZW 社にはそのような時間を費やす暇はありませんでした。
また、このプロセスは下請業者の混乱を招きました。入札パッケージを受け取ったとき、彼らは複雑な情報を解釈し、必要な労力や資材について推測しなければなりませんでした。下請業者が見積もりを甘くして自らのビジネスを危険にさらす可能性も、また、見積もりを過剰にしてプロジェクトを危険にさらす可能性もありました。
BuildingConnected が提供したのは、双方のプロセスを標準化し、簡素化する機会でした。提供された請負業者のデータベースは、入札パッケージの送付プロセスをスピード アップさせました。また、入札への応答が一元化され、簡単にアクセスできるようになりました。特に入札比較ツールによって、見積もりの比較プロセスにおける透明性とインサイトが保証され、時間と費用の節約になると Wei 氏は確信していました。
BuildingConnected との 1 年
業種パッケージがシステムにセット アップされたときには、Wei 氏の準備も整っていました。それ以来、入札パッケージの作成は、情報をコピー アンド ペーストし、BuildingConnected で見積もりを入力するためのリンクを送信するだけの簡単な作業となりました。
「BuildingConnected は、事務処理の手間を大幅に省いてくれました。」と Wei 氏は言います。「情報をシステムに入れると、必要なものが吐き出されるのです。」
この新システムは、現在、WZW 社の入札プロセスに完全に組み込まれています。プロジェクトで下請業者のチームを編成する必要があるときでも、Wei 氏はもはや骨の折れる作業を強いられることはありません。「請負業者を探しているときは、いつも BuildingConnected を利用しています。」と Wei 氏は言います。「また、見積もりどおりの金額が請求されているかどうかを戻って確認するためにも使用しています。」
使い勝手がよく、導入はスムーズに進みましたが、WZW 社では下請業者から採用に関するいくつかの課題を感じていました。各社とも BuildingConnected のリンクから入札の案内を受け取りますが、中には従来の方法で見積りを作成し、電子メールで送信する方法を取り続ける業者もいました。
「保守的なのでしょう」と Wei 氏は言います。「BuildingConnected のようなシステムに慣れていないだけなのです。だから、自分たちの知っている方法で見積もりを送り返してくるのです。」
しかし、Wei 氏は決してあきらめません。彼は、BuildingConnected が下請業者との契約プロセスにもたらす利点と透明性を目の当たりにしているため、以前のプロセスに戻ることはありません。そのため、電子メールで見積もりを受け取ると、Wesley 氏と彼のチームは BuildingConnected にすべての詳細を手動で入力します。その価値があるからこそ、やるのです。BuildingConnected は、単に見積もりを取るプロセスを管理するだけでなく、誰が何を見積もったか、なぜ違いがあるのかを完全に可視化することができます。Wei 氏は、受け取ったすべての見積もりを入札比較ツールで実行することにより、各パッケージについて約 35 分の時間を節約できるとみています。これを膨大な量のパッケージ、それも最大 500 にも及ぶ個別プロジェクトと掛け合わせれば、そのインパクトは計り知れません。
当然のことですが、長期的にはすべての下請業者が同じプロセスを使えるようにすることが目標です。将来的には、テクノロジーに慣れ親しんだ世代が下請業者の見積もり対応方法に影響を与え、BuildingConnected で提出された見積もりだけが扱われる時代が来るだろうと彼は予測しています。
「大規模で競争力の高いものであれば、なおのこと、そうなるでしょう。」と言います。しかし、競合が少なく、1 社か 2 社の見積もりしか検討する必要のない場合、たとえ BuildingConnected を使っていなかったとしても、それらの見積もりを検討する必要もあるでしょう。
BuildingConnected の利点
Wesley Wei 氏は昔からテクノロジーに対して親しみを感じていました。彼は、入札プロセスを管理するためのより良い方法があることを知っていて、BuildingConnected にそれを見出したのです。彼が、このシステムを使い始めてから 1 年で、提出された入札を比較するプロセスが迅速かつ容易になりました。その結果、現在では入札や下請契約を管理する同社の主力ツールになっています。
具体的に、BuildingConnected がもたらしたもの:
- 入札プロセス全体における合理化された入札管理
- 入札の比較が容易になったことにより、下請業者の費用の見積もりに異常や外れ値があった場合に、簡単に検知できるようになります。また、最も安い入札が、必ずしも全体的に最も良い入札であるとは限りません。そういった意味で、重要な指標でもあります。
- 初期の見積もり内容と請求書を照合するコスト検証。請求金額の照会が可能になり、費用に関する確実性が高まります。
BuildingConnected のデモはここでリクエストできます。
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カーラ・クリストフィ
オートデスクの地域マーケティング マネージャ、オーストラリア、ニュージーランド担当
